学校规章

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北京理工大学档案管理办法

编辑:史建伟审核:汪本聪 发布日期:2015-12-30 18:33:00.0
第一章  总则
第一条  为规范北京理工大学档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局第27号令)及其实施办法,制定本办法。
第二条  本办法所称的北京理工大学档案,是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对教职员工、学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条  学校档案工作由校长领导,其主要职责是:
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;
(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;
(三)建立健全与办学规模相适应的档案管理机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;
(四)研究决定我校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案管理具体工作。
第二章  机构设置与人员配备
第四条  根据学校发展规模,学校设立档案馆,档案馆为正处级建制,设馆长、副馆长,根据工作需要设立相应科室,配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。
第五条  校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,根据工作实际需要或需特殊条件保管的档案,可设档案分室,其业务受档案馆和主管部门双重领导。
第六条  学校档案工作实行统一领导和分级管理的原则。档案馆对全校档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度,并负责进行业务指导、监督和检查。
第七条  档案馆的管理职责是:
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
(四)配合学校有关部门进行科研项目、固定资产、平台建设等验收工作;
(五)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
(六)积极推进数字化档案馆建设,协调各单位组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
(七)开展档案的开放和利用工作,为学校各方面工作提供档案方面的优质服务;
(八)开展学校档案工作人员的业务培训;
(九)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
(十)开展国内外档案学术研究和交流活动。
第八条  各学院、部、处级单位需确定一名负责人,负责本单位的档案工作,并结合本单位档案收集、整理、立卷、归档等工作任务的实际情况,设专职或兼职档案工作人员。
第九条  学校的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十条  档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十一条  学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。
第三章  档案管理
第十二条  学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。
第十三条  学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档,文件材料的归档范围是:
(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
(三)本科教学类:主要包括教务处、各学院等部门反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
(四)研究生教学类:主要包括研究生院、各学院等部门反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
(五)科研类:主要包括科研文件、科研项目、科研成果专利等文件材料,其中科研项目是指在科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段等阶段形成的文件材料。
(六)基本建设类:主要包括学校在新建、改建、扩建和维修基础设施项目在立项、设计、管理、施工、监理和竣工验收等全过程中形成的文件材料。
(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在40万元以上)的全套随机技术文件以及在仪器设备规划、选型、购置、安装、调试、使用、维修和技术改造等过程中产生的文件材料。
(八)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(九)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十)财会类:是指在学校财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,主要包括综合管理、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等方面的文件材料。
(十一)声像类:是指反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及相配套的文字材料,主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等材料。
(十二)人物类:是指学校建校以来,国内外知名的学者、专家、教授、历任校党政领导等人物在一生中所形成的具有重要价值的历史性文字材料,主要包括:生平传记、创作、手迹、奖励、社会活动、评价等方面。
(十三)人事类:是指学校教职工个人档案。
(十四)文物类:是指学校发展历史中形成的具有文物价值和收藏保管意义的各种档案。
凡涉及以上各类档案的管理,按学校各类档案归档管理制度的相关规定执行。
第十四条  学校实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。
第十五条  归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)以及《北京理工大学电子文件归档与管理暂行办法》执行。
第十六条  学校各单位档案材料归档时间根据各门类档案管理办法执行
第十七条  校档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报分管档案工作校领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第十八条  校档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。
第十九条  学校所有档案由校档案馆统一保管。在国家需要时,学校提供所需的档案原件或者复制件。
第二十条  学校与其他单位分工协作完成的项目,学校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交校档案馆保存。
第二十一条  学校教职员工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。
第二十二条  档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向分管档案工作校领导报告,及时处理。
档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。
第二十三条  档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章  档案的利用与公布
第二十四条  档案馆代表学校按照国家和学校有关规定公布档案。未经北京理工大学授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者,不对外公布:
(一)涉及国家秘密的;
(二)涉及专利或者技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成单位规定限制利用的。
第二十五条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,根据各类档案的查阅规定,在不违反国家和学校相关政策的基础上,均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。
第二十六条  查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请分管档案工作校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。
第二十七条  校档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆负责人批准。
加盖学校档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
第二十八条  校档案馆应当设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为全校和社会利用档案创造便利条件。
第二十九条  学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用,用于公益目的的,不得收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,校档案馆应当优先提供使用。
第三十条  寄存在校档案馆的档案,归寄存者所有。校档案馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。
第三十一条  校档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请分管档案工作校领导批准。
第三十二条  校档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。如有条件,应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章  条件保障
第三十三条  学校将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。
第三十四条  学校为档案工作提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,存放涉密档案应当设有专门库房。对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。
存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十五条  学校设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章  奖励与处罚
第三十六条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。
第三十七条  有下列行为之一的,学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
(六)其他违反档案法律法规的行为。
第七章  附则
第三十八条  学校档案馆可以根据本办法制订实施细则。
第三十九条  本办法自公布之日起施行。过去文件与本文件相抵触的,以本办法为准。
第四十条  本办法由学校档案馆负责解释。